Sve što je potrebno da znate pre početka korišćenja BOS sistema
Dobro došli na BOS4.tours platformu, rezrvacioni sistem za plasman turističkih tura i aktivnosti!
Booking online system vam omogućava plasman vaših tura kroz BOS distributivnu mrežu (ili online prodaju na vašem sajtu) gde klijenti imaju mogućnost online rezervisanja i direktno plaćanje usluga organizatoru.
Za organizatore tura i aktivnosti na raspolaganju su tri mogućnosti, odnosno, tri različita paketa usluga:
1) Prvi paket „Objavi i zaradi“ – obuhvata plasman tura kroz BOS distributivnu mrežu i sve funkcionalnosti koje omogućava rezervacioni sistem;
2) Drugi paket „Prodaji direktno“ – je namenjen organizatorima koji žele da na svom postojećem veb sajtu omoguće onlajn rezervisanje tura i raspolažu svim funkcionalnostima rezervacionog sistema;
3) Treći „Integrisani paket“– je namenjen organizatorima kojima je potreban novi kompleksan sajt sa online rezervisanjem tura i mogućnošću plasmana na bilo kom tržištu, uz mogućnost izgradnje sopstvene affiliate mreže.
Prilikom prijave za neki od paketa, prihvatate i Opšte uslove poslovanja sa BOS sistemom.
Osnovni koraci u korišćenju BOS sistema:
PRISTUPNI PARAMETRI: Po prijavi za neki od paketa biće vam poslati pristupni parametri (login i pass).
Logujete se uvek preko url adrese: https://admin.bos4.tours.
PODEŠAVANJE JEZIKA SISTEMA (administracije): Na gornjoj liniji sa desne strane možete birati na kom jeziku želite koristiti sistem.
OSNOVNI UVID U SISTEM:
Početak: pregled poslednjih rezervacija i veza sa vašim sajtom (za korisnike website builder-a)
Tura/Tura: Pregled svih vaših unetih tura
Organizator: Podaci o organizatoru (naziv pravnog lica, institucije ili privatnog lica, kontakti i instrukcije za plaćanje
Menadžer tura/ Podeljene ture: Pregled tura koje ste odobrili za plasman kanalima distribucije
Rezervacije: Pregled svih pristiglih rezervacija i njihovih statusa
Rezervacije (AFP): Izdvojeni pregled rezervacija koje su stigle putem kanala distribucije i affiliate partnera
Fakture: Pregled i preuzimanje faktura za plaćanje provizije BOS-u, kanalima distribucije i affiliate partnerima.
Zahtevi: Lista zahteva za plasiranje vaših tura od strane kanala distribucije i affiliate partnera.
Afiliejt program/Affiliejt program: Pregled svih kreiraniih AFP programa i kreiranje novih.
UNOS PODATAKA O ORGANIZATORU
Po ulasku u sistem, prvo je potrebno popuniti sva polja sa podacima o organizatoru tura i aktivnosti.
U tom delu se nalaze i polja za instrukcije za plaćanje koje klijenti automatski dobijaju prilikom potvrde rezervacije, odnosno, nakon promene statusa rezervacije sa UPIT na POTVRĐENO.
Podaci koji se unesu na engleskom jeziku prikazaće se prilikom rezervisanja tura na engleskoj verziji sajta, a ono što se unese na lokalnom jeziku prikazaće se u okviru prikaza ture na lokalnom jeziku (klijenti dobijaju mailove na jeziku u odnosu na to na kom jeziku su rezervisali turu).
Ukoliko imate obavezu da klijentima prilikom rezervisanja dostavljate i Opšte uslove putovanja, to možete uraditi unosom istih u OUP polje.
Instrukcije za plaćanje unosite i na lokalnom i na engleskom jeziku. Napomenu za klijente iz dijaspore možete uneti na lokalnom jeziku, a uputiti ih na plaćanje putem Paypal-a.
Primer unosa instrukcija za plaćanje:
UNOS TURA U BOS SISTEM
Pre unosa prve ture u sistem potrebno je odabrati opciju Kreiraj turu i pročitati uputstva koja se prikazuju kada postavite miša na plavi kružić sa upitnikom. Dobićete detaljna uputstva kako treba kreirati naslov, podnaslov, kratak opis, cene i sve ostale napomene za sva polja. Za svako polje pre unosa OBAVEZNO isčitati instrukciju.
Uređivanje cena
Kada popunite formular za unos ture (tekstualni deo) otvoriće vam se prikaz za uređivanje cena ture.
Prvo označavate lokalnu valutu a zatim i valutu koju želite da se primenjuje za inostrane klijente (ako turu nudite i na drugim jezicima). Klijenti će na nekim kanalima distribucije imati mogućnost uvida u nekoj trećoj valuti ali samo kao orijentacioni prikaz cene, dok će se na rezervaciji prikazivati cena u valuti koju ste označili za primenu u odnosu na jezik ture.
Sistem vam omogućava kreiranje „dinamičkih cena“ kako biste ostvarili maksimalan profit od prodaje svojih tura. To podrazumeva kreiranje „Redovnih“ i „Promotivnih“ cena gde ćete pored njihovih definisanja označiti i do koliko dana pred polazak softver treba primeni promotivnu cenu (ako je definisana).
U istom prikazu za cene unosite cene za decu i penzionere (ako i njima želite odobriti popust) kao i proviziju koju odobravate za plasman ture distributivnoj mreži.
U tekstualnom delu ture ćete i pismeno navesti kako se primenjuje promotivna redovna cena i taj tekst će se prikazivati kao napomena uz cenu (na primer: Promotivna cena se odnosi na uplate do x dana pred polazak).
Još jedna bitna napomena: Ako želite da se vaše ture prikazuju na drugim jezicima, pri unosu tura na te jezike, morate definisati i da li će se za to tržište primenjivati cena koju ste uneli u lokalnoj valuti ili cena koju ste definisali za strance.
Uređivanje doplata
Iz prikaza tura ili cena možete direktno ući i u prikaz za uređivanje doplata i označiti nazive doplata (npr. Ulaznica za lokalitet XX) i iznos doplate za odrasle osobe, decu i penzionere (ukoliko nema popusta unosite isti iznos za sve kategorije putnika).
Uređivanje datuma polazaka
Naredni prikaz se odnosi na uređivanje datuma polazaka gde je potrebno uneti sve predviđene datume polazaka ture, odnosno početka tura (ne označavaju se svi dani trajanja ture već samo dan polaska). Ture kod kojih nisu obeleženi datumi polaska ili su isti protekli u kalendarskoj godini, će se prikazivati na pretraživaču, ali neće postojati mogućnost rezervacije. Ukoliko organizatori i pored napomene od strane BOS-a da je potrebno uneti nove datume to ne urade BOS zadržava pravo da promeni status ture u Zatvorena i onemoguće vidljivost ture u sistemu sve do momementa kada organizator ne unese nove datume i promeni status u Aktivna.
Tokom unosa podataka u sistem organizatori mogu označiti status ture kao NACRT ukoliko će se vršiti još naknadnih izmena ili kao ČEKA ODOBRENJE ADMINISTRATORA ukoliko je unos završen i tura je spremna za plasman kroz rezervacioni sistem.
Po izvršenom tehničkom pregledu ture, BOS administratori će promeniti status ture u AKTIVNA (ili kontaktirati organizatora u slučaju potrebe za korekcijama) i od tog trenutka tura postaje vidiljiva i dostupna za rezervisanje putem svih kanala prodaje koji su označeni u prvom koraku (unos ture u sistem).
Molimo organizatore da obrate pažnju na sledeće:
Uslovi poslovanja sa BOS sistemom nalažu da je ZABRANJENO u opisu ture, fotografijama ili uslovima navoditi ime organizatora ture!
- Ture koje budu sadržale naziv ili logo organizatora ne mogu biti odobrene od strane administratora. Naknadne izmene i unos naziva organizatora ili fotografija sa logom organizatora daju za pravo BOS-u da zauvek obustavi promociju tura kroz BOS sistem tog organizatora.
- Vodite računa o tipu ture: ture koju traju kraće od pola dana se označavaju kao Razgledanja, ostalo su Ture. Privatne ture su namenjene manjem broju putnika i obavezno se navodi najmanji i najveći broj osoba. Aktivni odmor je paket koji obuhvata smeštaj na jednom smeštajnom objektu sa dodatnim aktivnostima. Transferi su samo prevoz.
- Ako ćete definisati i promo cenu, morate navesti uslove pod kojima ona važi.
Tačke ture
Pored toga što je dobro za SEO (optimizaciju za pretraživače) jedan od razloga unosa tačaka ture je i taj što time olakšavamo pretragu tura po destinaciji ili mestu polaska. Tačke ture su i mesta polaska i destinacije koje se obilaze na turi (one koje bi klijenti kucali kao pojam dok traže turu).
- Ako pri unosu tačaka tura – destinacija i mesta polazaka nema prikaza imena destinacija koje su obuhvaćene vašom turom, molimo vas da nam na
meil support@bos4.tours pošaljete nazive svih nedostajućih destinacija kako bismo iste uneli u sistem. - Mesta polaska se označavaju sa DA ukoliko je turu moguće započeti na tom mestu (ući u prevozno sredstvo, priključiti se grupi). Ukoliko postoji doplata za polazak iz nekog mesta njen iznos se unosi. Sve ostale tačke ture na kojima nije predviđeno primanje putnika se označavaju sa NE.
ODOBRAVANJE TURA I PROVERA
Ukoliko administratori utvrde da sa unetom turom nešto nije u redu, ona će biti vraćena na status NACRT i biće vam javljeno šta je potrebno da korigujete.
Kada tura bude odobrena ona će se pojaviti na frontu sajta. Tada je neophodno da još jednom pogledate kako tura izgleda iz perspektive kupca, kako on vidi opis ture i napomene, izgled fotografija i teksta (proveriti sve jezike na kojima ste uneli turu), a proveriti i da li se tura prikazuje i preko pretraživača kada se označi odgovarajuća tema ili destinacija koja se pominje u turi.
Slobodno uradite i test rezervaciju (samo upišite za prezime TEST), a potom možete iz pregleda rezervacija promenuti status na U PROCESU, zatim na POTVRĐENO, pa PLAĆENO i na kraju REALIZOVANO ili STORNO, kako biste ispratili kakve sve automatizovane meilove klijent dobija.
REZERVACIJE, STATUSI I LISTE PUTNIKA
Kada rezervacija pristigne u sistem, ona se automatski prosleđuje organizatoru ture koja je rezervisana. Kao organizator, imate obavezu da što pre, a najkasnije u roku od 24h, promenite status rezervacije koja se nalazi u statusu UPIT na status U PROCESU ili POTVRĐENO, kako bi i administratori znali da ste rezervaciju videli i uzeli u „obradu“, što bi značilo da ste stupili u kontakt sa klijentom, dogovorili način plaćanja i ostale detalje.
Ako menjate status na POTVRĐENO, klijentima će stići automatizovani meil kao potvrda rezervacije sa instrukcijom za plaćanje (podaci koje ste uneli u delu za Organizatore). Poruka koja se šalje je personalizovana – u tekstu se navodi ime klijenta, broj rezervacije, naziv ture, datum polaska, obračun aranžmana i ostali bitni detalji. U potpisu maila su svi vaši podaci i ako klijent klikne na reply, ta poruka stiže vama na mail koji se označili u delu za Organizatore.
Promenom statusa rezervacije na PLAĆENO klijentima stiže automatizovani mail kojim ih obaveštavate da ste evidentirali uplatu.
U zavisnosti od jezika na kom je urađena rezervacija, na tom jeziku će se slati ovi mailovi.
Sistem vam omogućava da odjednom možete promenite statuse rezervacije za više rezervacija i tako aktivirati slanje ovih automatizovanih mailova. Na ovaj način se upravo štedi dragoceno vreme i smanjuje mogućnost greške u administraciji.
Pred polazak na turu, možete izlistati za određenu turu i datum sve rezervacije sa statusom PLAĆENO i preuzeti gotovu, kreiranu listu putnika (EXEL tabela) sa označenim mestima polaska za sve putnike, kontakt telefonima i napomenama koje su naveli.
Spisak možete dopuniti i imenima putnika koji nisu rezervisali kroz BOS sistem i štampati je.
OBRAČUNI PROVIZIJA
Kada se tura ili aktivnost realizuje, potrebno je promeniti status u jedan od konačnih: REALIZOVANO; STORNO; STORNO OD STRANE ORGANIZATORA; NO SHOW kako bi se izvršio obračun provizija.
Ukoliko ne promenite status na neki od konačnih u predviđenom roku, vaša rezervacija će automatski biti tretirana kao da je realizovana i provizija će biti obračunata!
Na osnovu označenog konačnog statusa tura na kraju meseca se pravi automatizovani obračun.
Da bismo vam olakšali administraciju, iz sistema uz par klikova možete preuzeti sve obračune za isplate provizija kanalima distribucije kao i fakturu sa mesečnim obračunom za plaćanje obaveza BOS-u.
Ukoliko se odlučite da promenite iznos provizije za određenu turu, korigovaćete je u sistemu, a svim kanalima distribucije koji su je imali u ponudi biće poslat automatizovan meil sa informacijom o promeni visine provizije.
Ostali detalji u vezi provizija su na početku ovog teksta u delu Isplata provizije.
OCENJIVANJE TURA I KOMENTARI
24 sata od isteka ture, klijenti dobijaju automatizovan meil sa molbom da ocene turu i ostave svoj komentar (i ujedno potvrde da li su bili na turi/aktivnosti ili ne). Taj komentar je vidljiv posetiocima sajta na stranici ture u tabu Komentari.
Zašto smo ovo uveli?
Turisti toliko vole da čitaju tuđe komentare o turama i destinacijama da je sajt koji je među prvima to uveo danas gigant sa preko 460 miliona pretplatnika (Tripadvisor.com). Ocenjivanje je nezaobilazno i kod Booking-a i Airbnb-ija i to je jedan od razloga zašto su ti sajtovi toliko popularni. Komentare i ocene u BOS sistem mogu unositi samo klijenti koji su rezervaciju uradili kroz neki od BOS kanala distribucije.
Drugi razlog ide u prilog vama organizatorima: prateći na ovaj način komentare i ocene imaćete pravu sliku zadovoljstva vaših klijenata i shodno tome ćete moći raditi na unapređenju vaših usluga.
Za unos podataka u sistem, koristite instrukcije kod svakog polja koje ćete videti kada kliknete za znak upitnik na plavom kružiću a za detaljnija objašnjenja naša korisnička podrška vam je kreirala video tutorijale.
