Cilj automatizacije procesa je da se smanje troškovi i uštedi vreme zaposlenih u službi prodaje na administraciju (pravljenje obračuna i profaktura, dopisivanje sa klijentima, pripremu za realizaciju ture, …), onemoguće greške koje se u tim procesima mogu dogoditi tokom prekucavanja podataka, … U BOS-u smo razvili sve te mogućnosti i one su organizatorima dostupne besplatno ukoliko svoje ture plasiraju kroz BOS mrežu.

PRETRAGA/UNAPREĐENA PRETRAGA: BOS kanali distribucije omogućavaju da klijenti imaju mogućnost pretrage tura prema mestu polaska, destinaciji, datumu putovanja, a u unapređenoj pretrazi i prema temi putovanja, tipu ture, broju dana i sl.

DOPLATE I AUTOMATIZOVANI OBRAČUN KONAČNE CENE PROGRAMA: Prilikom rezervisanja klijenti imaju mogućnost označavanja svih dodatnih opcija koje im nudite uz aranžman i u svakom trenutku klijent ima uvid u konačnu cenu aranžmana.

REDOVNE/PROMOTIVNE CENE: Na rezultatima pretrage se može videti napomena u vezi redovne i promotivne cene aranžmana, ako ste to definisali u sistemu. Sistem sam prepoznaje koliko je dana pred datum putovanja na željenu turu i u rezervaciji obračunava adekvatnu cenu.

THANK YOU STRANICA: Po završetku procesa rezervisanja, klijentu se prikazuje „Thank you stranica“ sa tekstom koji sami definišete i prosleđuje im se automatizovani mail u kojem ćete unapred definisati obrazac teksta. Svaki kanal definiše svoj tekst po želji pa će najčešće organizatori (i možda agencije posrednici*) pisati: „Hvala na rezervaciji, uskoro ćemo vam se javiti i poslati instrukciju za plaćanje“, dok će kod ostalih pisati: Hvala na rezervaciji, uskoro će vam se javiti organizator putovanja i poslati instrukciju za plaćanje.

*Posredničke agencije će ovo moći samo u slučaju da tako dogovore sa organizatorom i organizator u sistemu omogući da posrednik može menjati statuse rezervacija). 

PROMENA STATUSA REZERVACIJA: U isto vreme taj mail stiže i u vašu službu prodaje i vaši dalji koraci zavise od toga da li ste organizator (eventualno posrednička agencija*) ili neki drugi kanal distribucije. Ako ste samo kanal distribucije, slobodno preskočite ovaj deo i pročitajte samo KREIRANJE OBRAČUNA na kraju ovog teksta. Ako ste organizator (ili posrednička agencija*) koji želi da svojim klijentima naplati usluge dalje možete:

  1. prepisku nastaviti sa klijentom mailom ili telefonski – u tom slučaju menjate status rezervacije UPIT na U PROCESU
  2. možete automatski potvrditi rezervaciju menjanjem statusa rezervacije UPIT na POTVRĐENO. U tom slučaju klijentu automatski odlazi mail kojim definitivno potvrđujete rezervaciju i u okviru kojeg se nalazi i instrukcija za uplatu. Taj mail sadrži sve podatke o rezervaciji, klijentu, obračun aranžmana i ukupnu cifru za uplatu. U BOS-u ćete imati primer obrasca teksta za taj mail ali ga svaki organizator može prilagoditi i svojim potrebama i taj obrazac se šalje za sve potvrde rezervacije (osim ako kod nekih rezervacija imate odstupanja, kada ćete pristupiti ručno kao u gornjem primeru. Ovo menjanje statusa ne mora se raditi za svaku pojedinačnu rezervaciju već postoji mogućnost da se više rezervacija označi i u jednom potezu svima promenu statusi. /Ovu funkciju će vaši iz službe prodaje obožavati a i vi svakako kad shvatite koliko ćete im njome uštedeti vremena i sigurno smanjiti potrebu za istim brojem ljudi na prodaji! 🙂 – Dakle, nema prepisivanja podataka iz rezervacije u softver samo da bi se izdala profaktura, nema ručnog pravljenja obračuna gde su moguće i greške, nema gubljenja vremena na pisanje potvrda putovanja klijentima!!/
  3. Kada klijent uplati aranžman, ponovo možete promenuti status rezervacije na PLAĆENO i u tom slučaju klijentu odlazi automatizovani mail kojim ih obaveštavate da ste primili uplatu.
  4. Postoji još nekoliko statusa rezervacije: Lista čekanja, Storno, No show, otkazan polazak, …

LISTA PUTNIKA: Pred realizaciju putovanja, imate mogućnost da izlistate sve rezervacije za određenu turu i određeni datum putovanja, a zatim da za sve plaćene rezervacije izvučete listu putnika u excelu sa svim neophodnim podacima za vodiča (imena putnika, mesto polaska, kontakt telefon i napomene koje je klijent uneo prilikom rezervacije ture). Iz ovog excela lako možete preuzeti kontakt telefone klijenata i poslati im SMS-om ili mail poruke o mestu polaska, kontaktu vodiča i sl. – Ovo je još jedna funkcija koja će vam biti vrlo korisna jer neće biti potrebno da se gubi vreme na pravljenju liste putnika i ne postoji mogućnost greške u prekucavanju broja telefona na primer. Na excel listu se zatim mogu dodati i ostala imena za rezervacije koje nisu stigle kroz BOS, ispisati ili korigovati napomene i sl.

VIDLJIVOST TURE i DETALJI: U sistemu za svaku turu definišete i koliko dana pred realizaciju tura više nije vidljiva u sistemu. Za svaku turu unosite i sve destinacije koje se obilaze i mesto polaska. To je uvezano sa sistemom pa se tada ture pojavljuju i na rezultatima pretrage po mestu polaska ili destinaciji. Za svaku turu označavate i adekvatne „teme putovanja“ kako bi se tura na osnovu unapređene pretrage prikazala i prema temi putovanja.

OCENJIVANJE TURA I KOMENTARISANJE**: Po realizaciji putovanja, menjate status rezervacije na neki od konačnih statusa – Storno, Otkazan polazak (od strane organizatora), No show (putnik se nije pojavio na polasku) i REALIZOVANO. U zavisnosti od konačnog statusa klijentima odlazi još jedan automatizovani mail, u kojem se traži ili da potvrde da nisu bili na turi ili da ocene turu i napišu komentar. Ovi komentari vam mogu dati značajne podatke na osnovu kojih možete donositi buduće odluke. Svi ti komentari ostaju u sistemu i lako ih je pretraživati u trenutku pravljenja analiza. Kanal distribucije ima uvid samo u rezervacije i statuse koji su stigli preko njegovog kanala. Crvenom bojom budu označene rezervacije za koje je organizator označio da nisu realizovane a klijent potvrdi da je bio na turi i to je ujedno kontrolni mehanizam kojim se štiti kanal od zloupotrebe od strane organizatora (bilo je i toga :)).

**U ovom trenutku još nije u funkciji kao i neki detalji u vezi posredničkih agencija. Dok to ne bude, kanal uvek može manuelno proveriti neke od rezervacija koje nemaju status REALIZOVANO.

KREIRANJE FAKTURA ZA PLAĆANJE PROVIZIJE: Obračuni se prave na mesečnom nivou, za realizovane ture u toku prethodnog meseca. I taj proces smo automatizovali. Organizatorima svakog prvog u mesecu odlazi automatizovani mail kao podsetnik da, ako već nisu, trebaju ažurirati statuse rezervacija za sve rezervacije koje su trebale biti realizovane u prethodnom mesecu. Taj status softver uzima u obzir i prilikom pravljenja faktura. Organizator je u obavezi da najkasnije do 7-og u mesecu završi sa ažuriranjem statusa. Čim su ažurirani statusi Kanal treba da u par klikova kreira fakturu za svaki mesec i svakog organizatora posebno. Organizatori imaju mogućnost i da sami preuzmu fakture ali .. znate već, …. bolje je da im se pošalje :). Kad legne uplata od organizatora, fakturu možete staviti na status PLAĆENO.